Dernière mise à jour : 1er septembre 2026

Le Makoto KC Shotokan JKA Nivelles ASBL accorde une attention particulière à la protection des données personnelles de ses membres, de leurs représentants légaux et des visiteurs de son site. La présente politique explique quelles données sont traitées, pourquoi elles le sont, pendant combien de temps et comment exercer vos droits.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est le Makoto KC Shotokan JKA Nivelles ASBL, dont le siège social est établi Rue des Vertes Haies 5, 1400 Nivelles, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0846.977.967.

Pour toute question concernant vos données personnelles ou l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter le secrétariat à l’adresse secretariat@makotokcnivelles.be.

2. Données personnelles traitées

Selon votre relation avec le club, les catégories de données suivantes peuvent être traitées :

  • Formulaire de contact : prénom, nom, adresse e-mail, numéro de téléphone et contenu du message.
  • Demande d’inscription : identité, sexe, date de naissance, nationalité, adresse, téléphone, adresse e-mail, statut de mineur ou majeur et signature.
  • Membre mineur : identité, coordonnées et lien du représentant légal avec le membre.
  • Aptitude à la pratique sportive : déclaration limitée à l’aptitude et à l’absence connue de contre-indication. Le formulaire ne demande aucun diagnostic ni dossier médical.
  • Gestion du membre : numéro de licence, affiliation, assurance, cotisations, présences, grades, examens et participation aux activités du club.
  • Données techniques : adresse IP, type de navigateur, journaux de sécurité, données nécessaires au fonctionnement du site et informations liées aux cookies ou services externes.

3. Finalités et bases juridiques

  • Répondre aux demandes de contact : intérêt légitime du club à répondre aux personnes qui le contactent.
  • Traiter une demande d’inscription et gérer l’affiliation : mesures précontractuelles et exécution de la relation d’adhésion.
  • Gérer les licences, assurances, cotisations et obligations administratives : exécution de l’adhésion et respect des obligations légales du club.
  • Traiter la déclaration d’aptitude : consentement explicite du membre majeur ou du représentant légal du membre mineur.
  • Assurer la sécurité du site et prévenir les abus : intérêt légitime du club à protéger son site, ses formulaires et ses données.
  • Envoyer une communication facultative ou une notification web : consentement préalable de la personne concernée lorsqu’il est requis.

4. Données des mineurs

Lorsqu’un membre est mineur, les informations nécessaires concernant son représentant légal sont demandées. La demande d’inscription doit être signée par ce représentant. Les données du mineur sont uniquement utilisées pour gérer son inscription, sa sécurité, son affiliation, son assurance et sa participation aux activités du club.

5. Destinataires des données

Les données sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions : membres autorisés du Conseil d’administration, secrétariat et, dans la mesure nécessaire, responsables de l’encadrement.

Certaines données peuvent également être communiquées aux fédérations sportives, à l’assureur ou aux organismes compétents pour l’affiliation, la licence et l’assurance. Les prestataires techniques indispensables au fonctionnement du site, à l’hébergement, aux formulaires, à l’envoi des e-mails et à la sécurité peuvent traiter des données pour le compte du club, dans les limites de leur mission.

Le club ne vend, ne loue et ne transmet aucune donnée à des fins commerciales.

6. Durées de conservation

  • Demandes de contact : maximum 12 mois après le dernier échange.
  • Demandes d’inscription non finalisées : maximum 3 mois après le dernier contact.
  • Entrées du formulaire d’inscription et documents générés : maximum 12 mois après l’envoi, le temps de les traiter et de transférer les informations nécessaires dans le fichier de gestion des membres.
  • Déclaration d’aptitude : pendant la saison sportive concernée, sauf nécessité de la conserver plus longtemps pour gérer un incident ou défendre un droit.
  • Dossier administratif du membre : pendant la durée de l’affiliation. Après le départ du membre, seules les données nécessaires au respect d’une obligation légale ou à la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit sont conservées pendant le délai applicable.
  • Documents comptables : pendant la durée légale applicable, pouvant atteindre 10 ans.
  • Journaux techniques et de sécurité : maximum 6 mois, sauf incident nécessitant une conservation plus longue.
  • Cookies et identifiants similaires : maximum 13 mois, sauf durée plus courte prévue par le service concerné.

7. Cookies et services externes

Le site utilise des éléments techniques nécessaires à son fonctionnement, à sa sécurité et à l’affichage de ses contenus. Il peut notamment faire appel à WPForms pour les formulaires, Google reCAPTCHA pour la lutte contre les envois automatisés, Google Fonts pour certaines polices, ainsi qu’à Brevo/WonderPush pour les fonctions de communication ou de notification web.

Le chargement de certains de ces services peut entraîner la transmission de données techniques, telles que l’adresse IP, le navigateur ou les caractéristiques de l’appareil. Lorsque le consentement est légalement requis, celui-ci peut être retiré à tout moment. Vous pouvez également limiter ou supprimer les cookies au moyen des réglages de votre navigateur.

8. Sécurité et confidentialité

Le club met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles raisonnables afin de protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte, l’altération ou la divulgation. Les accès administratifs sont limités, les échanges avec le site sont chiffrés et des outils de sécurité sont utilisés. Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, toute personne constatant un incident peut le signaler au secrétariat.

9. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données, vous pouvez demander :

  • l’accès à vos données personnelles ;
  • leur rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
  • leur effacement dans les limites prévues par la loi ;
  • la limitation de leur traitement ;
  • la portabilité des données lorsque ce droit est applicable ;
  • vous opposer à un traitement fondé sur l’intérêt légitime ;
  • retirer votre consentement à tout moment, sans remettre en cause les traitements déjà réalisés légalement.

Pour exercer un droit, écrivez à secretariat@makotokcnivelles.be en précisant votre demande. Une preuve d’identité peut être demandée uniquement lorsque cela est nécessaire pour vérifier l’identité du demandeur. Le club répond dans le délai prévu par le RGPD, en principe dans le mois suivant la réception de la demande.

10. Réclamation

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées correctement, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles.

11. Mentions légales

  • Éditeur : Makoto KC Shotokan JKA Nivelles ASBL.
  • Siège social : Rue des Vertes Haies 5, 1400 Nivelles.
  • Numéro d’entreprise : 0846.977.967.
  • RPM : Tribunal de l’entreprise de Nivelles.
  • Responsable de publication : le Conseil d’administration du Makoto KC.
  • Contact général : contact@makotokcnivelles.be.
  • Hébergeur : PlanetHoster.

12. Propriété intellectuelle

Sauf mention contraire, les textes, photographies, illustrations, vidéos, logos et autres contenus publiés sur ce site sont protégés. Toute reproduction, adaptation ou diffusion sans autorisation préalable du club est interdite, sous réserve des exceptions prévues par la loi.

13. Modification de cette politique

Cette politique peut être adaptée en fonction de l’évolution des activités du club, des outils utilisés ou de la réglementation. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page.